İLK ULUSLARARASI TOPLANTINIZDA DİKKAT ETMENİZ GEREKENLER

İLK ULUSLARARASI TOPLANTINIZDA DİKKAT ETMENİZ GEREKENLER

Şirketiniz yurt dışına açılmaya başladıkça uluslararası deneyimler edineceksiniz. Her ne kadar deneyim edindikçe daha verimli ve kaliteli ilişkiler kuracak olursanız olun, ilk deneyiminiz ve ilk deneyiminizde yarattığınız izlenim çok önemli. Geçmiş tecrübeleriniz olmaması sizin dezavantajlı olduğunuz anlamına gelmiyor, önemli olan birkaç kurala sadık kalmak.

Kullandığınız dile dikkat edin

Çoğu uluslarası görüşme gibi, ilk görüşmenizin İngilizce olacağını varsayalım. İngilizcenizin çok iyi olmaması bir “kayıp” ya da “dezavantaj” olmak zorunda değil. Önemli olan, bildiğiniz kadar konuşmanız ve karmaşadan uzak durmanız. Söylemek istediğiniz şeyi mümkün olduğunca direkt bir biçimde ve uygun bir dille söylemeniz bu konuda büyük önem teşkil ediyor. Bunun yanında, her ne kadar karşınızdaki kişi/kurum rahat bir tavır sergilese de, Türkçede kullanmayacağınız sözcükleri İngilizcede de kullanmamanız ve seviyenizi korumanız çok önemli.

Karşı kültürü öğrenmeye çalışın

Bir Çinliyle yapacağınız toplantı, bir Almanla yapacağınız toplantıdan farklı olacaktır. Toplantıya ne kadar erken/geç gelmenin neye tekabül ettiğine, vereceğiniz hediyenin o kültürde neye karşılık geldiğine dikkat etmelisiniz. Bir Çinliye saat hediye ettiğinizde bu onlar tarafından “bir dahaki görüşmede dakik ol” şeklinde algılanabilir. Bu tip ipuçları için internetteki kaynakları değerlendirmeyi unutmayın. Aynı zamanda karşınızdaki kişiyle aranızdaki mesafe, vücut hareketleri ve konuşma tonu da bir o kadar önemli.

Ürün/hizmet satarken dikkatli olun

Her ne kadar mükemmel bir ürün/hizmet satıyor olursanız olun, sattığınız şeyi odak noktasına koymak ile insanların rahatsız olacağı kadar fazla vurgulamak arasında fark var. Tabiri caizse satacağınız şeyi “göze sokmayın”. Herhangi bir görüşmenin her şeyden önce birbirini tanıma ve ilişki geliştirme amaçlı olduğunu unutmamalısınız. Abartılı ifadeler kullanmaktan kaçınmanız bu noktada büyük bir avantaja sahip olduğunuz anlamına gelir. Samimi olmak her zaman hırslı olmaktan daha caziptir.

İletişim halinde kalın

Hem görüşmeden önce hem de görüşmeden sonra devamlı iletişim halinde kalmanız önemli. Herhangi bir gecikme/erteleme durumunda mutlaka karşınızdaki kişiye mümkün olan en kısa sürede bilgi verin ve görüşmeyi buna göre yeniden yapılandırın. Daimi iletişim halinde olmak şirketinizin profesyonel olduğunu gösterir ve karşıdakine güven telkin eder.

Görüşme yerini ve zamanını doğru belirleyin

Eğer görüşme yerini ve zamanını sizin belirlemeniz gerekiyorsa bunu her iki tarafın bakış açısıyla değerlendirip, öyle gerçekleştirmelisiniz. Sabah çok erken ve gece geç saatlerde görüşme tertip etmekten kaçının. Görüşmeniz uluslararası bir yolculuk (özellikle de çok uzun bir yolculuk) içeriyorsa herhangi bir tarafın uçağının buluşma şehrine indiği gün görüşmemeye özen gösterin ve hem kendinize hem de karşı tarafa dinlenmek ve kendine gelmek için zaman tanıyın. Mümkün olduğu durumlarda, Türkiye’de ağırladığınız bir misafir ya da misafir grubu için kültürel faaliyetler gerçekleştirmeye ve onları Türk kültürünü yakından tanımaya davet edin.

Görüşme planı belirleyin

Dakikası dakikasına olmasa da toplantı ya da görüşmenizde konuşacağınız konular üstüne önceden düşünün ve bahsetmek istediğiniz noktaları not alın. Önceden aklınıza gelen her şeyi not almanız, görüşmenizin daha etkili gerçekleşmesine fırsat tanır. Dikkat etmeniz gereken şey ise karşı tarafı soruya boğmamak ve tüm bunları doğal bir akış çerçevesinde gerçekleştirmek.

İlk deneyimler her zaman stresli ve can sıkıcı gibi gözükebilir. Ancak unutmamalısınız ki tıpkı sizler gibi görüşeceğiniz kişiler de birer birey ve kendileri de sizin geçtiğiniz yoldan geçtiler. Bu nedenle karşılıklı anlayış, samimiyet ve saygı çerçevesinden uzaklaşmadığınız takdirde korkmanızı gerektiren hiçbir şey yok.